- L'éditique est un procédé qui permet de produire dynamiquement des documents personnalisés à partir de données électroniques.
- Il comprend une série d'outils et de logiciels pour la conception, la production, la restitution et la distribution de documents.
- L'utilisation de l'éditique offre un gain de productivité significatif et permet aux entreprises d'améliorer leur communication avec leurs partenaires et leurs employés.
L’éditique est un anglicisme pour « editing publishing », on assimile souvent ce terme à la publication assistée par ordinateur (PAO).
- La gestion électronique documentaire
- Dématérialisation et archivage électronique: Mise en oeuvre de l’ILM (Information Lifecycle Management)
L’éditique, c’est ce procédé qui va produire de façon dynamique des documents personnalisés mis en page à partir de données électroniques. Cette technique comprend un ensemble d’outils, de matériels, de logiciels et de services qui visent tous à la conception, la production, la restitution et à la distribution de documents.
De nombreuses entreprises utilisent cette gestion des documents pour échanger avec leurs clients, leurs administrés ou leurs employés.
D’un point de vue technique, ce procédé comprend des techniques diverses telles que le positionnement, le calibrage, la mise en page des illustrations et des textes ainsi que la gestion des annexes. L’ éditique va alors intégrer différentes activités comme la réalisation du fond documentaire, la réception des dates numériques, la normalisation et la validation postale de documents mais également la composition et la mise en page de données, la mise en production, la diffusion et la traçabilité.
On parle de chaîne quand un ensemble de processus amène à la production automatisée de documents. Cette solution moderne ouvre la technologie à tous les acteurs de l’entreprise en manipulant tous les types de documents : en effet, chaque document devient un véhicule de communication, le document pouvant être personnalisé et créé à la demande.
Ce procédé s’appuie sur différents outils comme le moteur de composition, le moteur de post-composition, le spouleur, le BPM pour orchestrer les différents services.
Les avantages de la GED
Avec un tel procédé, les communications peuvent s’effectuer de diverses manières, que ce soit en document papier ou par Internet. C’est un excellent moyen d’industrialiser les communications en produisant en masse des documents d’entreprise ayant une structure fixe comme pour un publipostage, un contrat, une facture, un relevé de compte.
Cette méthode apporte un gain de productivité non négligeable et avéré et permet aux entreprises de diversifier leur communication avec leurs partenaires et leurs employés, d’améliorer la gestion des documents. Toutes les utilisations des imprimantes sont optimisées en associant au service la traçabilité des documents.
FAQ
Quels sont les fournisseurs de logiciel pour la gestion électronique des documents ?
Il existe de nombreux fournisseurs de logiciels pour la gestion électronique des documents (GED). Certains des plus connus sont Microsoft avec son logiciel Sharepoint, IBM avec son système Lotus Notes et Oracle avec sa suite d'applications pour les entreprises. D'autres fournisseurs tels que Alfresco, DocuWare ou encore Nuxeo proposent également des solutions efficaces pour la GED.
Il est important de bien étudier les différentes offres avant de choisir le fournisseur le plus adapté aux besoins de son entreprise.
Qu'est-ce que la gestion électronique des documents ?
La gestion électronique des documents est un système qui permet de gérer, stocker et retrouver facilement des documents numérisés. Elle permet également de partager ces documents en ligne avec d'autres utilisateurs autorisés. Ce processus informatisé facilite la gestion et l'organisation des informations importantes pour une entreprise ou une organisation, tout en réduisant l'utilisation du papier et en favorisant l'efficacité.
La GED offre ainsi un gain de temps considérable dans la recherche et l'accès aux documents.
Comment fonctionne la gestion électronique des documents ?
La gestion électronique des documents (GED) est un système informatisé permettant de stocker, d'organiser et de gérer tous types de documents. Grâce à la numérisation et à l'indexation des fichiers, les utilisateurs peuvent facilement retrouver et partager des informations en quelques clics. La GED garantit également une meilleure sécurité grâce à la sauvegarde des données et une traçabilité des actions effectuées sur les documents.
En dernière instance, elle optimise la productivité en automatisant certaines tâches administratives.
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