Comment mettre en place et gérer un système d'archivage au sein de votre entreprise ?

  • L'archivage documents est crucial pour toutes les entreprises car il permet de conserver des documents importants de manière sécurisée.
  • La mise en place d'un système d'archivage nécessite une étude préalable pour déterminer quels documents doivent être conservés physiquement et où les stocker.
  • Une fois mis en place, la gestion de l'archivage se fait par le biais d'un code barre qui permet un suivi précis des documents, jusqu'à leur destruction selon les délais légaux.

L’archivage documents est un processus auquel les entreprises ne peuvent déroger, quelque soit le secteur d’activité. Plus qu’un simple système de stockage, il permet de conserver pendant le délai légal imposé divers documents d’entreprise de manière sécurisée qui pour la plupart vont servir d’éléments de preuve.

Comment mettre en place et gérer un système d'archivage au sein de votre entreprise ?

  • TecTake Armoire de Bureau métallique 90 x 40 x 180 cm avec Serrure avec 5 Compartiments pour Classeur Rangement Documents Industriel Meuble 2 Portes, 4 Étagères Réglables en Hauteur
    UN ALLIÉ POUR VOTRE BUREAU : Découvrez notre armoire de bureau verrouillable, la pièce maîtresse du rangement bureau. Avec ses portes battantes renforcées, elle est parfaite pour sécuriser vos documents. Vous adorerez le silence apporté par ses tampons en caoutchouc amortisseurs de bruit. C’est bien plus qu’une simple armoire métallique, c’est le gardien de vos précieux papiers. MODULARITÉ À VOTRE SERVICE : Besoin d’un espace ajustable pour vos classeurs, livres ou objets? Nos étagères réglables en hauteur individuellement s’adaptent à vos besoins. Que ce soit comme bibliothèque etagere rangement ou meuble rangement papier, elle vous donne la flexibilité tant désirée. Finis les meubles de bureau rigides, place à la liberté! ROBUSTE ET ÉLÉGANT : Fabriquée avec de l’acier revêtu par poudre de qualité, cette armoire industrielle est non seulement solide mais aussi esthétique. Son style meuble industriel est parfait pour tous les espaces, que vous cherchiez un meuble rangement bureau ou une étagère industrielle. Sa poignée tournante ajoute une touche chic tout en assurant une sécurité maximale avec sa serrure à cylindre. CONCEPTION PENSÉE POUR VOUS : Oubliez les complications du nettoyage intérieur grâce aux étagères lisses sans rebords. De plus, le montage est un jeu d’enfant ! Stable et solide, cette armoire metallique rangement s’intégrera parfaitement dans votre univers, que ce soit comme placard bureau ou colonne de rangement. SÉCURITÉ ET PRATICITÉ : Que diriez-vous d’une armoire de bureau avec serrure pour garder vos documents en sécurité? Oui, c’est possible! Et en bonus, notre armoire metallique atelier vient avec deux clés, juste au cas où. Finis les soucis de rangement papier administratif, laissez notre armoire de bureau metallique s’occuper de tout.
  • SONGMICS Meuble de Rangement Bureau, en Acier, Placard, avec 5 Étagères, Doubles Portes, Serrure, Armoire à Outils, Étagères Réglables, pour Garage, Bureau, Gris OMC015G01
    [Multi-usages] Vous pouvez utiliser ce placard métallique dans votre bureau pour ranger vos documents, des classeurs pour simplifier le travail, dans votre garage pour ranger des outils, des livres pour cacher le désordre [Charge lourde] Cette armoire (40 x 80 x 180 cm) est fabriquée en acier de haute résistance. Chaque niveau supporte jusqu’à 25 kg, elle est solide et durable, elle vous accompagne pour des années à venir [Étagères réglables] Les 4 étagères de cette bibliothèque sont réglables en hauteur, pratique pour ranger des objets de différentes tailles [En métal] Ce meuble de rangement est fabriqué en acier traité par poudrage. Sa surface est résistante à la rouille, à l’huile et aux traces de doigts. Sa surface peut être facilement nettoyée et reste comme neuve [Serrure en acier] La serrure en acier est antirouille, solide et résistant à l’usure. Elle protège vos affaires personnelles en toute sécurité

Si avec l’avènement des nouvelles technologies on assiste de plus en plus à l’ archivage électronique, cela ne signifie pas pour autant que le système traditionnel d’archivage des documents papier ait disparu. Il reste d’ailleurs la solution préférée par de nombreuses entreprises.

Les enjeux liés au cycle de vie des documents de votre entreprise étant importants, la mise en place et la gestion d’un pareil système au sein de votre structure ne doit pas se faire à la légère. Il est conseillé de se faire accompagner par un spécialiste en la matière. Fort de son expérience, archiveco.fr est un bon exemple de prestataire d’archivage, il sera présent à toutes les étapes pour un résultat optimal.

L’étude du projet de mise en place du système d’archivage documents

Comme pour tout projet l’archivage documents nécessite qu’une étude soit faite, ce d’autant plus que les besoins sont variables d’une entreprise à une autre. Cette étude va permettre de déterminer quels sont les documents qui vont faire l’objet d’un archivage physique ainsi que leur volume afin de définir le lieu où il serait plus adéquat de les stocker.

Un inventaire doit donc être fait. Il peut être réalisé au sein de votre entreprise  ou alors dans les locaux du prestataire. Cette dernière solution est à préférer. Vous allez ainsi pouvoir gagner en temps et rester concentré sur l’activité principale de votre société, avec la garantie que la confidentialité de vos documents sera respectée.

La mise en place effective de l’archivage documents

Le projet ayant été étudié et sa faisabilité confirmée, il faut désormais mettre effectivement en place le système d’archivage documents. Un tri sera effectué et le classement sera fait par type de documents. La recherche sera ainsi plus évidente, que les documents soient conservés dans les locaux du prestataire ou au sein de votre entreprise.

Il est en effet possible si vous ne disposez pas d’espace de conserver vos documents triés, classés et codifiés dans l’un des entrepôts du spécialiste en archivage. Ils y seront conservés en toute sécurité et dans le respect des normes  réglementaires édictées en la matière. Sur demande, ils seront livrés dans vos locaux dans un délai compris entre 24 et 48h.

La gestion de l’archivage documents

Pour une bonne gestion de l’archivage documents ces derniers sont enregistrés par code barre à leur entrée dans l’un des sites du prestataire. Vous pourrez ainsi garder un œil sur vos documents et sur tous les mouvements qui y sont liés. Il vous suffira alors de vous connecter à votre Espace client personnel.

Une fois le délai légal de conservation des documents atteint, ils peuvent vous être restitués pour destruction ou vous pouvez confier cette tache au prestataire en archivage. La destruction se fera de manière effective et dans le respect de la préservation de l’environnement.

Pour la mise en place et la gestion d’un système d’archivage au sein de votre entreprise faite confiance à un professionnel. Vous serez garanti du respect de toutes les normes qui y sont relatives, mais aussi vous allez gagner en temps et en argent.

FAQ

Qu'est-ce qu'un manuel opérationnel de gestion d'archivage ?

Un manuel opérationnel de gestion d'archivage est un document qui énonce les procédures et les règles à suivre pour la conservation, l'organisation et la gestion des archives au sein d'une organisation. Ce guide détaille le rôle de chaque personne impliquée dans le processus d'archivage, ainsi que les outils et les technologies utilisés. Il vise à garantir la sécurité, l'intégrité et l'accessibilité des documents archivés tout en respectant les normes légales en vigueur.

Quelle est la fonction de la gestion des archives ?

La gestion des archives a pour fonction d'assurer la conservation et l'accessibilité des documents importants pour une organisation ou une entreprise. Elle permet également de trier, classer et identifier les documents afin de faciliter leur recherche ultérieure. La gestion des archives garantit ainsi la fiabilité et l'intégrité de l'information archivée, contribuant ainsi à une prise de décision éclairée et efficace.

Existe-t-il un logiciel gratuit pour la gestion des archives ?

Oui, il y a plusieurs logiciels gratuits disponibles pour la gestion des archives tels que OpenKM, Alfresco ou encore DocuShare. Ces outils permettent de stocker, organiser et rechercher facilement des documents et des données numériques.

Ils offrent également des fonctionnalités avancées telles que la gestion des versions et la sécurité pour assurer la confidentialité des archives. En optant pour ces logiciels gratuits, les entreprises peuvent économiser sur leurs coûts liés à la gestion des archives tout en bénéficiant d'une meilleure efficacité dans l'organisation de leurs données sensibles.

  • TecTake Armoire Casier de Rangement Vestiaire Bureau en Metal 180x90x40cm avec 2 Portes verrouillables, 6 étagères de Rangement, Armoire avec Serrure Mobilier Bureau
    LE COEUR DU RANGEMENT PRINCIPAL : Besoin d’une solution pour ranger votre bureau? Découvrez ce vestiaire métallique 5 niveaux! Le parfait équilibre entre un meuble rangement et une armoire de rangement, il vous offre l’espace d’une étagère rangement et la sécurité d’un meuble avec serrure. Vous ne chercherez plus jamais vos documents! STYLE INDUSTRIEL ASSURÉ : Pour les amateurs d’un look industriel, cette pièce est un rêve devenu réalité. Fabriqué en acier revêtu, c’est bien plus qu’une simple armoire métallique. Sa touche d’étagère industrielle apporte du caractère à tout espace, que ce soit dans un bureau rangement ou comme vestiaire entrée. DISCRÉTION ET SÉCURITÉ : Adieu aux claquements bruyants! Nos portes battantes renforcées, tel un vestiaire métallique de haute gamme, sont équipées de tampons en caoutchouc. Et avec sa serrure à cylindre, vos affaires restent protégées, que ce soit des dossiers dans un meuble de rangement bureau ou des bijoux dans un casier de rangement. MONTAGE SANS TRACAS : Pas besoin d’être un expert du meuble etagere pour monter cette beauté. Sa structure simplifiée garantit un montage facile et un placard rangement toujours impeccable. Et nettoyer son intérieur est aussi simple que de passer un chiffon sur une étagère rangement bureau! ADAPTABILITÉ MAXIMALE : Qu’il s’agisse de le transformer en colonne de rangement, meuble tiroir rangement ou même casier vestiaire, ce vestiaire s’adapte à vos besoins. Son design, mi-armoire industrielle, mi-vestiaire entrée, s’intègre partout. Alors, prêt à révolutionner votre rangement de bureau?
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    [Polyvalent] Avec sa couleur classique et son design sobre, ce meuble de rangement s’intègre facilement dans votre maison : dans votre bureau pour ranger les dossiers, dans la cuisine pour les ustensiles, dans le garage pour les outils de jardinage et de sport… [Spacieux et étagères réglables] Ce grand placard de 40 x 80 x 90 cm offre de la place pour vos dossiers et tout ce que vous souhaitez. Les 2 étagères derrière les portes sont réglables en hauteur, parfait pour les objets de toutes les tailles [Résistant et durable] Ce meuble polyvalent est fabriqué en acier traité par poudrage, il est résistant à la rouille, robuste et durable. De plus, sa surface est résistante à l’eau et facile à nettoyer, pour que l’armoire paraisse toujours comme neuve [Serrure en métal de qualité] La serrure en acier avec 2 clés est résistante à la rouille et à l’usure, elle protège vos objets personnels en toute sécurité [Montage facile] Des instructions illustrées et des pièces numérotées sont fournies pour vous aider à assembler rapidement et facilement ce meuble en métal [Pieds flexibles] Vous décidez si vous souhaitez utiliser le meuble avec ou sans pieds. Les pieds réglables assurent une bonne stabilité même sur un sol légèrement irrégulier
Activité principale darchivage

Mise en place une solution darchivage de la messagerie

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Emilie Gauthier

Jeune blogueuse mode et voyage fraîchement installée à Marseille. Je suis une fashion victim, fan inconditionnelle de Beyonce et aussi grande lectrice de romans de Fantasy.