Comment mettre en place et gérer un système d'archivage au sein de votre entreprise?


L’archivage documents est un processus auquel les entreprises ne peuvent déroger, quelque soit le secteur d’activité. Plus qu’un simple système de stockage, il permet de conserver pendant le délai légal imposé divers documents d’entreprise de manière sécurisée qui pour la plupart vont servir d’éléments de preuve.

Comment mettre en place et gérer un système d'archivage au sein de votre entreprise?

  • SONGMICS Meuble de Rangement Bureau, en Acier, Placard, avec 5 Étagères, Doubles Portes, Serrure, Armoire à Outils, Étagères Réglables, pour Garage, Bureau, Gris OMC015G01
    [Multi-usages] Vous pouvez utiliser ce placard métallique dans votre bureau pour ranger vos documents, des classeurs pour simplifier le travail, dans votre garage pour ranger des outils, des livres pour cacher le désordre [Charge lourde] Cette armoire (40 x 80 x 180 cm) est fabriquée en acier de haute résistance. Chaque niveau supporte jusqu'à 25 kg, elle est solide et durable, elle vous accompagne pour des années à venir [Étagères réglables] Les 4 étagères de cette bibliothèque sont réglables en hauteur, pratique pour ranger des objets de différentes tailles [En métal] Ce meuble de rangement est fabriqué en acier traité par poudrage. Sa surface est résistante à la rouille, à l'huile et aux traces de doigts. Sa surface peut être facilement nettoyée et reste comme neuve [Serrure en acier] La serrure en acier est antirouille, solide et résistant à l'usure. Elle protège vos affaires personnelles en toute sécurité
  • TecTake Armoire de Bureau Metallique avec 2 Porte verrouillable 180x90x40cm Style vestiaire
    Mettez de l’ordre dans vos documents. Vous pouvez ranger vos dossiers et vos documents importants de manière sûre et structurée dans l’armoire de bureau verrouillable de TecTake. Nos armoires de qualité conviennent parfaitement pour une utilisation dans de nombreux domaines différents, tels que les ateliers, les entrepôts ou les entreprises ainsi que pour le bureau, la cave ou les archives. Dimensions totales (HxlxP): env. 180 x 90 x 40 cm // 4 compartiments /HxlxP): env. 32 x 43 x 37 cm // 1 compartiment (HxlxP) : 32,5 x 89,5 x 37 cm // 1 compartiment (HxlxP) : env. 134,5 x 43,5 x 37 cm // Poids env. 37,5 kg // Matériaux : acier Armoire de bureau verrouillable avec 6 compartiments // Montage facile – position stable // Acier de haute qualité revêtu par poudre // Portes battantes renforcées (angle d’ouverture : 130°) équipées de tampons en caoutchouc amortisseurs de bruit Nettoyage intérieur facile grâce aux étagères lisses sans rebords // Fermeture avec poignée tournante et serrure à cylindre avec deux clés Le corps et les portes renforcées par un profilé en caisson, réalisés en tôle d’acier thermolaquée particulièrement durable, ont été réalisés dans un ton gris neutre élégant qui leur permet de s’intégrer simplement dans tous les styles de pièces.

Si avec l’avènement des nouvelles technologies on assiste de plus en plus à l’ archivage électronique, cela ne signifie pas pour autant que le système traditionnel d’archivage des documents papier ait disparu. Il reste d’ailleurs la solution préférée par de nombreuses entreprises.

Les enjeux liés au cycle de vie des documents de votre entreprise étant importants, la mise en place et la gestion d’un pareil système au sein de votre structure ne doit pas se faire à la légère. Il est conseillé de se faire accompagner par un spécialiste en la matière. Fort de son expérience, archiveco.fr est un bon exemple de prestataire d’archivage, il sera présent à toutes les étapes pour un résultat optimal.

L’étude du projet de mise en place du système d’archivage documents

Comme pour tout projet l’archivage documents nécessite qu’une étude soit faite, ce d’autant plus que les besoins sont variables d’une entreprise à une autre. Cette étude va permettre de déterminer quels sont les documents qui vont faire l’objet d’un archivage physique ainsi que leur volume afin de définir le lieu où il serait plus adéquat de les stocker.

Un inventaire doit donc être fait. Il peut être réalisé au sein de votre entreprise  ou alors dans les locaux du prestataire. Cette dernière solution est à préférer. Vous allez ainsi pouvoir gagner en temps et rester concentré sur l’activité principale de votre société, avec la garantie que la confidentialité de vos documents sera respectée.

La mise en place effective de l’archivage documents

Le projet ayant été étudié et sa faisabilité confirmée, il faut désormais mettre effectivement en place le système d’archivage documents. Un tri sera effectué et le classement sera fait par type de documents. La recherche sera ainsi plus évidente, que les documents soient conservés dans les locaux du prestataire ou au sein de votre entreprise.

Il est en effet possible si vous ne disposez pas d’espace de conserver vos documents triés, classés et codifiés dans l’un des entrepôts du spécialiste en archivage. Ils y seront conservés en toute sécurité et dans le respect des normes  réglementaires édictées en la matière. Sur demande, ils seront livrés dans vos locaux dans un délai compris entre 24 et 48h.

La gestion de l’archivage documents

Pour une bonne gestion de l’archivage documents ces derniers sont enregistrés par code barre à leur entrée dans l’un des sites du prestataire. Vous pourrez ainsi garder un œil sur vos documents et sur tous les mouvements qui y sont liés. Il vous suffira alors de vous connecter à votre Espace client personnel.

Une fois le délai légal de conservation des documents atteint, ils peuvent vous être restitués pour destruction ou vous pouvez confier cette tache au prestataire en archivage. La destruction se fera de manière effective et dans le respect de la préservation de l’environnement.

Pour la mise en place et la gestion d’un système d’archivage au sein de votre entreprise faite confiance à un professionnel. Vous serez garanti du respect de toutes les normes qui y sont relatives, mais aussi vous allez gagner en temps et en argent.

  • SONGMICS Armoire de Rangement à 3 Niveaux en Métal, Multifonctionnel, Double Battant par Compartiment, pour Bureau, Salle d’étude, 65 x 36 x 105,2 cm, Charge Max par Étagère: 15 kg, Gris OMC06GB
    Rangement au bureau : Des tas de documents encombrent votre bureau ? Ce meuble métallique de 65 x 31 x 105,2 cm (L x l x H) vous aide à les ranger dans 3 étagères de 29 cm pour que vous puissiez profiter des moments de travail sereins Qualité avant tout : Cette armoire est fabriquée en métal laqué solide et résistant qui dispose d’une capacité de charge de 15 kg par étagère. À noter que les pieds sont recouverts de patins en plastique afin de protéger votre plancher des rayures Utilité gigantesque : Chaque compartiment de ce meuble est dotée de deux portes qui peuvent s’ouvrir jusqu’à 90° pour faciliter l’accès àvos affaires. Chaque battant est d’un aimant et de deux protections anti-chocs en caoutchouc, permettant une fermeture étanche et silencieuse Où l'utiliser ? Grâce à sa conception simple mais surtout durable, ce meuble de rangement s’intègre partout parfaitement : dans votre bureau pour accueillir vos dossiers entassés, dans le garage pour entreposer vos outils, ou bien dans d’autres pièces pour ranger des accessoires au quotidien Ce que vous obtenez : Un meuble polyvalent à 6 portes. Les pièces numérotées sont fournies pour simplifier le montage. Le kit anti-renversement est prévu pour fixer ce placard au mur pour plus de sécurité, il n’est pas fait pour suspendre ce produit au mur
  • Jan Nowak Armoire de Bureau C001B Metallique revêtement en Poudre Portes battantes verrouillable 92,5 cm x 90 cm x 40 cm (Anthracite)
    Armoire de bureau en tôle d'acier de haute qualité, construction robuste. Dimensions: 92, 5 cm x 90 cm x 40 cm. Portes battante, (Angle d'ouverture: environ 110 °), haute qualité traitée, revêtement en poudre, serrure à cylindre de sécurité avec 2 clés. 2 étagères réglables dans une grille de 25 mm, capacité par étagère: environ 50 kg. Epaisseur du matériau: 0, 6 mm, certificat PZH, installation facile, facile à nettoyer. Intégration simple dans les domaines d'application suivants: archives, écoles, entreprises industrielles, administrations, ateliers ou coopératives.
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