L’archivage documents est un processus auquel les entreprises ne peuvent déroger, quelque soit le secteur d’activité. Plus qu’un simple système de stockage, il permet de conserver pendant le délai légal imposé divers documents d’entreprise de manière sécurisée qui pour la plupart vont servir d’éléments de preuve.
- [en.casa] Armoire de Bureau Métallique Casier de Bureau Meuble de Rangement avec Portes et Étagères pour Salon Bureau Chambre Atelier Acier 113 x 80 x 40 cm NoirArmoire métallique au style industriel : Un meuble de rangement au design industriel qui ajoute une touche de caractère à votre intérieur. 6 portes avec fentes d’aération : Les portes avec fentes d’aération assurent une bonne circulation de l’air tout en permettant un accès facile à vos affaires. 3 étagères spacieuses : Les étagères offrent suffisamment d’espace pour ranger vos fournitures de bureau, vos outils de bricolage ou vos ustensiles de ménage. Polyvalent et peut être installé dans n’importe quelle pièce de la maison : Cette armoire s’adapte à divers espaces, que ce soit dans le salon, le bureau ou l’atelier. Montage simple et rapide : Le processus d’assemblage est facile, vous permettant de profiter rapidement de cette armoire fonctionnelle et élégante.
- TecTake Armoire de Rangement Metal Armoire de Bureau avec Serrure 4 Portes battantes et 2 tiroirs verrouillables pour Rangement Dossier, 80 x 40 x 180 cm – NoirTRANSFORMEZ VOTRE BUREAU : Découvrez notre armoire de bureau métallique. Non seulement elle excelle en tant que meuble de rangement bureau, mais elle joue également le rôle d’une bibliothèque étagère rangement. Que ce soit pour le rangement papier administratif ou comme colonne de rangement, elle répond à tous vos besoins de mobilier de bureau. PARFAITEMENT AJUSTABLE ET ORGANISÉ : Avec ses 2 tiroirs de rangement et ses 3 étagères ajustables, cette armoire de rangement est la solution idéale pour tout rangement tiroir bureau. Agissez comme le directeur de votre propre bibliotheque ! Et, avec le meuble tiroir rangement intégré, dites adieu au désordre. SÉCURITÉ ET SILENCE: Chaque porte document bureau mérite d’être protégé. C’est pourquoi notre armoire avec serrure est dotée de 4 portes battantes renforcées et d’une fermeture avec serrures à cylindres. De plus, les tampons en caoutchouc garantissent une ouverture et une fermeture silencieuses, préservant ainsi la tranquillité de votre placard bureau. ROBUSTESSE INDUSTRIELLE: Fait d’acier de haute qualité, ce meuble industriel est bien plus qu’une simple armoire metallique rangement. Il est à la fois esthétique et fonctionnel, idéal pour les amateurs de meuble metal industriel. Les étagères de rangement lisses facilitent le nettoyage, faisant de l’entretien un jeu d’enfant. MONTAGE FACILE, EXPÉRIENCE OPTIMISÉE: Oubliez les longues heures de montage. Notre armoire de stockage est conçue pour un assemblage aisé, garantissant une position stable. Imaginez-la comme le vestiaire industriel de vos rêves, combinant à la fois le style et la fonctionnalité, tout en offrant une organisation maximale.
Si avec l’avènement des nouvelles technologies on assiste de plus en plus à l’ archivage électronique, cela ne signifie pas pour autant que le système traditionnel d’archivage des documents papier ait disparu. Il reste d’ailleurs la solution préférée par de nombreuses entreprises.
Les enjeux liés au cycle de vie des documents de votre entreprise étant importants, la mise en place et la gestion d’un pareil système au sein de votre structure ne doit pas se faire à la légère. Il est conseillé de se faire accompagner par un spécialiste en la matière. Fort de son expérience, archiveco.fr est un bon exemple de prestataire d’archivage, il sera présent à toutes les étapes pour un résultat optimal.
L’étude du projet de mise en place du système d’archivage documents
Comme pour tout projet l’archivage documents nécessite qu’une étude soit faite, ce d’autant plus que les besoins sont variables d’une entreprise à une autre. Cette étude va permettre de déterminer quels sont les documents qui vont faire l’objet d’un archivage physique ainsi que leur volume afin de définir le lieu où il serait plus adéquat de les stocker.
Un inventaire doit donc être fait. Il peut être réalisé au sein de votre entreprise ou alors dans les locaux du prestataire. Cette dernière solution est à préférer. Vous allez ainsi pouvoir gagner en temps et rester concentré sur l’activité principale de votre société, avec la garantie que la confidentialité de vos documents sera respectée.
La mise en place effective de l’archivage documents
Le projet ayant été étudié et sa faisabilité confirmée, il faut désormais mettre effectivement en place le système d’archivage documents. Un tri sera effectué et le classement sera fait par type de documents. La recherche sera ainsi plus évidente, que les documents soient conservés dans les locaux du prestataire ou au sein de votre entreprise.
Il est en effet possible si vous ne disposez pas d’espace de conserver vos documents triés, classés et codifiés dans l’un des entrepôts du spécialiste en archivage. Ils y seront conservés en toute sécurité et dans le respect des normes réglementaires édictées en la matière. Sur demande, ils seront livrés dans vos locaux dans un délai compris entre 24 et 48h.
La gestion de l’archivage documents
Pour une bonne gestion de l’archivage documents ces derniers sont enregistrés par code barre à leur entrée dans l’un des sites du prestataire. Vous pourrez ainsi garder un œil sur vos documents et sur tous les mouvements qui y sont liés. Il vous suffira alors de vous connecter à votre Espace client personnel.
Une fois le délai légal de conservation des documents atteint, ils peuvent vous être restitués pour destruction ou vous pouvez confier cette tache au prestataire en archivage. La destruction se fera de manière effective et dans le respect de la préservation de l’environnement.
Pour la mise en place et la gestion d’un système d’archivage au sein de votre entreprise faite confiance à un professionnel. Vous serez garanti du respect de toutes les normes qui y sont relatives, mais aussi vous allez gagner en temps et en argent.
- AREBOS Armoire de classement | Armoire de Bureau | Armoire de Rangement | Armoire de ravitaillement Armoire en Acier | 1 étagères réglables en Hauteur | 90x90x40cm Noir[ARRANGEMENT SOIGNÉ] Notre armoire de rangement fonctionnelle et verrouillable rendra votre entreprise, garage, sous-sol, bureau ou autre pièce plus propre et plus rangée. L’armoire permet un stockage épuré et sûr des documents, dossiers, outils et autres articles. [CONSTRUCTION PREMIUM] La construction robuste et stable comprend une espagnolette et un cylindre de serrure de sécurité avec clé, assurant une sécurité maximale et une excellente protection contre l’accès par des tiers. [CONCEPTION FONCTIONNELLE] 2 portes battantes renforcées avec un angle d’ouverture d’environ 110°, une étagère de base réglable et une capacité de charge de 40 kg par étagère garantissent une flexibilité et une facilité d’utilisation maximales de cette armoire. [DÉTAILS DES MATÉRIAUX] Surface : acier thermolaqué, facile à nettoyer, épaisseur du matériau : 0,8 mm, couleur : gris/noir, dimensions : 90 cm x 90 cm x 40 cm (hauteur x largeur x profondeur. [NOTRE ARMOIRE POLYVALENTE] S’intègre facilement dans les environnements suivants : archives, écoles, entreprises industrielles, administrations, agences gouvernementales, ateliers ou coopératives. Convient pour une installation au sol et au mur !
- KETER Armoire Haute Utilitaire TITAN – Armoire en Résine Multifonctions – Étagères et Pieds Ajustables – Charnières metallique – IPX3 – Cuisine, Garage, Atelier – 80 x 44 x 182 cm – Noir/GrisESPACE ADAPTABLE : Ces armoires répondront à tous vos besoins. Vous pouvez ajuster l’étagère pour stocker des objets de différentes tailles et la hauteur des pieds. ROBUSTE & DURABLE : Ces armoires sont conçues dans un matériau plastique solide, avec une capacité de charge totale de 15 kg par étagère. Un pied supplémentaire renforce la stabilité de l’armoire. Les charnières métalliques renforce l’ouverture des portes. FINITION ÉLÉGANTE : possède une jolie finition grise. Vous pourrez l’utiliser au bureau, chez vous, ou dans un atelier sans qu’il ne fasse tâche dans votre intérieur. VERROUILLABLE : Afin de garder vos affaires en sécurité, cette armoire est verrouillable avec cadenas (non fourni). USAGE INTERIEUR-EXTERIEUR : Cette armoire peut être utilisée en intérieur ou en extérieur abrité (Balcon, terrasse abritée). Conforme IPX3. GARANTIE 2 ANS : Certains de la qualité de nos matériaux, tous de nos produits sont garantis durant 2 ans. Votre satisfaction est notre priorité, n’hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question. CONSEIL : Nous vous conseillons de fixer l’étagère au mur pour plus de sécurité.
