L'archivage documents est un processus auquel les entreprises ne peuvent déroger, quelque soit le secteur d'activité. Plus qu'un simple système de stockage, il permet de conserver pendant le délai légal imposé divers documents d'entreprise de manière sécurisée qui pour la plupart vont servir d'éléments de preuve.
- L'archivage documents est crucial pour toutes les entreprises car il permet de conserver des documents importants de manière sécurisée.
- La mise en place d'un système d'archivage nécessite une étude préalable pour déterminer quels documents doivent être conservés physiquement et où les stocker.
- Une fois mis en place, la gestion de l'archivage se fait par le biais d'un code barre qui permet un suivi précis des documents, jusqu'à leur destruction selon les délais légaux.
Si avec l'avènement des nouvelles technologies on assiste de plus en plus à l' archivage électronique, cela ne signifie pas pour autant que le système traditionnel d'archivage des documents papier ait disparu. Il reste d'ailleurs la solution préférée par de nombreuses entreprises.
Les enjeux liés au cycle de vie des documents de votre entreprise étant importants, la mise en place et la gestion d'un pareil système au sein de votre structure ne doit pas se faire à la légère. Il est conseillé de se faire accompagner par un spécialiste en la matière. Fort de son expérience, archiveco.fr est un bon exemple de prestataire d'archivage, il sera présent à toutes les étapes pour un résultat optimal.
L'étude du projet de mise en place du système d'archivage documents
Comme pour tout projet l'archivage documents nécessite qu'une étude soit faite, ce d'autant plus que les besoins sont variables d'une entreprise à une autre. Cette étude va permettre de déterminer quels sont les documents qui vont faire l'objet d'un archivage physique ainsi que leur volume afin de définir le lieu où il serait plus adéquat de les stocker.
Un inventaire doit donc être fait. Il peut être réalisé au sein de votre entreprise ou alors dans les locaux du prestataire. Cette dernière solution est à préférer. Vous allez ainsi pouvoir gagner en temps et rester concentré sur l'activité principale de votre société, avec la garantie que la confidentialité de vos documents sera respectée.
La mise en place effective de l'archivage documents
Le projet ayant été étudié et sa faisabilité confirmée, il faut désormais mettre effectivement en place le système d'archivage documents. Un tri sera effectué et le classement sera fait par type de documents. La recherche sera ainsi plus évidente, que les documents soient conservés dans les locaux du prestataire ou au sein de votre entreprise.
Il est en effet possible si vous ne disposez pas d'espace de conserver vos documents triés, classés et codifiés dans l'un des entrepôts du spécialiste en archivage. Ils y seront conservés en toute sécurité et dans le respect des normes réglementaires édictées en la matière. Sur demande, ils seront livrés dans vos locaux dans un délai compris entre 24 et 48h.
La gestion de l'archivage documents
Pour une bonne gestion de l'archivage documents ces derniers sont enregistrés par code barre à leur entrée dans l'un des sites du prestataire. Vous pourrez ainsi garder un œil sur vos documents et sur tous les mouvements qui y sont liés. Il vous suffira alors de vous connecter à votre Espace client personnel.
Une fois le délai légal de conservation des documents atteint, ils peuvent vous être restitués pour destruction ou vous pouvez confier cette tache au prestataire en archivage. La destruction se fera de manière effective et dans le respect de la préservation de l'environnement.
Pour la mise en place et la gestion d'un système d'archivage au sein de votre entreprise faite confiance à un professionnel. Vous serez garanti du respect de toutes les normes qui y sont relatives, mais aussi vous allez gagner en temps et en argent.
FAQ
Qu'est-ce qu'un manuel opérationnel de gestion d'archivage ?
Un manuel opérationnel de gestion d'archivage est un document qui énonce les procédures et les règles à suivre pour la conservation, l'organisation et la gestion des archives au sein d'une organisation. Ce guide détaille le rôle de chaque personne impliquée dans le processus d'archivage, ainsi que les outils et les technologies utilisés. Il vise à garantir la sécurité, l'intégrité et l'accessibilité des documents archivés tout en respectant les normes légales en vigueur.
Quelle est la fonction de la gestion des archives ?
La gestion des archives a pour fonction d'assurer la conservation et l'accessibilité des documents importants pour une organisation ou une entreprise. Elle permet également de trier, classer et identifier les documents afin de faciliter leur recherche ultérieure. La gestion des archives garantit ainsi la fiabilité et l'intégrité de l'information archivée, contribuant ainsi à une prise de décision éclairée et efficace.
Existe-t-il un logiciel gratuit pour la gestion des archives ?
Oui, il y a plusieurs logiciels gratuits disponibles pour la gestion des archives tels que OpenKM, Alfresco ou encore DocuShare. Ces outils permettent de stocker, organiser et rechercher facilement des documents et des données numériques. Ils offrent également des fonctionnalités avancées telles que la gestion des versions et la sécurité pour assurer la confidentialité des archives. En optant pour ces logiciels gratuits, les entreprises peuvent économiser sur leurs coûts liés à la gestion des archives tout en bénéficiant d'une meilleure efficacité dans l'organisation de leurs données sensibles.
