Comment mettre en place et gérer un système d'archivage au sein de votre entreprise?


L’archivage documents est un processus auquel les entreprises ne peuvent déroger, quelque soit le secteur d’activité. Plus qu’un simple système de stockage, il permet de conserver pendant le délai légal imposé divers documents d’entreprise de manière sécurisée qui pour la plupart vont servir d’éléments de preuve.

Comment mettre en place et gérer un système d'archivage au sein de votre entreprise?

  • KETER Armoire Haute TITAN - Armoire en Résine Multifonctions - Étagères et Pieds Ajustables, Poignée Soft Touch - Charnières metallique - IPX3 - Cuisine, Garage, Atelier - 80 x 44 x 182 cm - Noir/Gris
    Hermétique Vérouillable Verrouillable Poids: 16,25 kg Nombre dedoors: 2.0 Matériel: polypropylène
  • SONGMICS Armoire de Rangement en Acier, Placard de Bureau à 5 Niveaux, Double Porte, Meuble de Rangement, pour Garage, Bureau, Robuste, Gris OMC015G01
    Aide dans le bureau : Envie d’avoir plus d’espace de rangement dans un petit bureau ? Cette armoire vient vous sauver la vie ! D'une dimension de 80 x 40 x 180 cm, vous pouvez mettre toutes vos affaires dans ce placard à 5 niveaux Plus d'une tâche : Cette armoire polyvalente remplie aussi son rôle dans un garage, un atelier ou une cuisine pour ranger des ustensiles et des couverts. Ajoutez un rangement à la pièce que vous voulez ! Le temps passé, la qualité reste : Seul le temps peut dire si un meuble est bon, c'est pourquoi cette armoire est fabriquée en acier résistant. Sa capacité de charge est de 25 kg/niveau. Elle vous servira pour des années à venir Les choses sont sous contrôle : Les 4 planches réglables en hauteur vous aident à garder vos affaires en ordre pour que vous gagniez du temps quand vous cherchez des documents. La serrure en métal et 2 clés protègent vos dossiers confidentiels Ce que vous obtenez : Une armoire de rangement grège, un kit anti-basculement, des instructions illustrées et des pièces étiquetées pour un montage simplifié. Ce produit est livré en 2 cartons séparés, c’est possible qu’ils n’arrivent pas en même temps

Si avec l’avènement des nouvelles technologies on assiste de plus en plus à l’ archivage électronique, cela ne signifie pas pour autant que le système traditionnel d’archivage des documents papier ait disparu. Il reste d’ailleurs la solution préférée par de nombreuses entreprises.

Les enjeux liés au cycle de vie des documents de votre entreprise étant importants, la mise en place et la gestion d’un pareil système au sein de votre structure ne doit pas se faire à la légère. Il est conseillé de se faire accompagner par un spécialiste en la matière. Fort de son expérience, archiveco.fr est un bon exemple de prestataire d’archivage, il sera présent à toutes les étapes pour un résultat optimal.

L’étude du projet de mise en place du système d’archivage documents

Comme pour tout projet l’archivage documents nécessite qu’une étude soit faite, ce d’autant plus que les besoins sont variables d’une entreprise à une autre. Cette étude va permettre de déterminer quels sont les documents qui vont faire l’objet d’un archivage physique ainsi que leur volume afin de définir le lieu où il serait plus adéquat de les stocker.

Un inventaire doit donc être fait. Il peut être réalisé au sein de votre entreprise  ou alors dans les locaux du prestataire. Cette dernière solution est à préférer. Vous allez ainsi pouvoir gagner en temps et rester concentré sur l’activité principale de votre société, avec la garantie que la confidentialité de vos documents sera respectée.

La mise en place effective de l’archivage documents

Le projet ayant été étudié et sa faisabilité confirmée, il faut désormais mettre effectivement en place le système d’archivage documents. Un tri sera effectué et le classement sera fait par type de documents. La recherche sera ainsi plus évidente, que les documents soient conservés dans les locaux du prestataire ou au sein de votre entreprise.

Il est en effet possible si vous ne disposez pas d’espace de conserver vos documents triés, classés et codifiés dans l’un des entrepôts du spécialiste en archivage. Ils y seront conservés en toute sécurité et dans le respect des normes  réglementaires édictées en la matière. Sur demande, ils seront livrés dans vos locaux dans un délai compris entre 24 et 48h.

La gestion de l’archivage documents

Pour une bonne gestion de l’archivage documents ces derniers sont enregistrés par code barre à leur entrée dans l’un des sites du prestataire. Vous pourrez ainsi garder un œil sur vos documents et sur tous les mouvements qui y sont liés. Il vous suffira alors de vous connecter à votre Espace client personnel.

Une fois le délai légal de conservation des documents atteint, ils peuvent vous être restitués pour destruction ou vous pouvez confier cette tache au prestataire en archivage. La destruction se fera de manière effective et dans le respect de la préservation de l’environnement.

Pour la mise en place et la gestion d’un système d’archivage au sein de votre entreprise faite confiance à un professionnel. Vous serez garanti du respect de toutes les normes qui y sont relatives, mais aussi vous allez gagner en temps et en argent.

  • TecTake 800412 Armoire de Bureau Metallique Verrouillable avec Étagères - diverses Tailles au Choix (180x90x40 cm | No. 402483)
    Compartiments réglables en hauteur individuellement // Apportez de l’ordre dans vos documents. Vous pouvez ranger vos dossiers et vos documents importants de manière sûre et structurée dans l’armoire de bureau verrouillable de TecTake. Nos armoires de qualité conviennent parfaitement pour une utilisation dans de nombreux domaines différents, tels que les ateliers, les entrepôts ou les entreprises ainsi que pour le bureau, la cave ou les archives. Dimensions totales (HxlxP) : env. 180 x 90 x 40 cm // 4 étagères (lxP) : env. 89,5 x 36 cm // Poids: env. 39,3 kg // Matériaux : acier Armoire de bureau verrouillable // Montage facile – position stable // Acier de haute qualité revêtu par poudre // Portes battantes renforcées (angle d’ouverture : 130°) équipées de tampons en caoutchouc amortisseurs de bruit Nettoyage intérieur facile grâce aux étagères lisses sans rebords // Fermeture avec poignée tournante et serrure à cylindre avec deux clés Le corps et les portes renforcées par un profilé en caisson, réalisés en tôle d’acier thermolaquée particulièrement durable, ont été réalisés dans un ton gris neutre élégant qui leur permet de s’intégrer simplement dans tous les styles de pièces.
  • KETER Armoire Haute Utilitaire TITAN - Armoire en Résine Multifonctions - Étagères et Pieds Ajustables - Charnières metallique - IPX3 - Cuisine, Garage, Atelier - 80 x 44 x 182 cm - Noir/Gris
    Étanche (certifié IPX) 8 étagères ajustables Résistance étagère : 15 kg/étagère Charnières métalliques Conforme à TUV Sud GS Verrouillable Fabrication UE Matière : plastique
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