L’archivage documents est un processus auquel les entreprises ne peuvent déroger, quelque soit le secteur d’activité. Plus qu’un simple système de stockage, il permet de conserver pendant le délai légal imposé divers documents d’entreprise de manière sécurisée qui pour la plupart vont servir d’éléments de preuve.
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Si avec l’avènement des nouvelles technologies on assiste de plus en plus à l’ archivage électronique, cela ne signifie pas pour autant que le système traditionnel d’archivage des documents papier ait disparu. Il reste d’ailleurs la solution préférée par de nombreuses entreprises.
Les enjeux liés au cycle de vie des documents de votre entreprise étant importants, la mise en place et la gestion d’un pareil système au sein de votre structure ne doit pas se faire à la légère. Il est conseillé de se faire accompagner par un spécialiste en la matière. Fort de son expérience, archiveco.fr est un bon exemple de prestataire d’archivage, il sera présent à toutes les étapes pour un résultat optimal.
L’étude du projet de mise en place du système d’archivage documents
Comme pour tout projet l’archivage documents nécessite qu’une étude soit faite, ce d’autant plus que les besoins sont variables d’une entreprise à une autre. Cette étude va permettre de déterminer quels sont les documents qui vont faire l’objet d’un archivage physique ainsi que leur volume afin de définir le lieu où il serait plus adéquat de les stocker.
Un inventaire doit donc être fait. Il peut être réalisé au sein de votre entreprise ou alors dans les locaux du prestataire. Cette dernière solution est à préférer. Vous allez ainsi pouvoir gagner en temps et rester concentré sur l’activité principale de votre société, avec la garantie que la confidentialité de vos documents sera respectée.
La mise en place effective de l’archivage documents
Le projet ayant été étudié et sa faisabilité confirmée, il faut désormais mettre effectivement en place le système d’archivage documents. Un tri sera effectué et le classement sera fait par type de documents. La recherche sera ainsi plus évidente, que les documents soient conservés dans les locaux du prestataire ou au sein de votre entreprise.
Il est en effet possible si vous ne disposez pas d’espace de conserver vos documents triés, classés et codifiés dans l’un des entrepôts du spécialiste en archivage. Ils y seront conservés en toute sécurité et dans le respect des normes réglementaires édictées en la matière. Sur demande, ils seront livrés dans vos locaux dans un délai compris entre 24 et 48h.
La gestion de l’archivage documents
Pour une bonne gestion de l’archivage documents ces derniers sont enregistrés par code barre à leur entrée dans l’un des sites du prestataire. Vous pourrez ainsi garder un œil sur vos documents et sur tous les mouvements qui y sont liés. Il vous suffira alors de vous connecter à votre Espace client personnel.
Une fois le délai légal de conservation des documents atteint, ils peuvent vous être restitués pour destruction ou vous pouvez confier cette tache au prestataire en archivage. La destruction se fera de manière effective et dans le respect de la préservation de l’environnement.
Pour la mise en place et la gestion d’un système d’archivage au sein de votre entreprise faite confiance à un professionnel. Vous serez garanti du respect de toutes les normes qui y sont relatives, mais aussi vous allez gagner en temps et en argent.
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