L'archivage documents est un processus auquel les entreprises ne peuvent déroger, quelque soit le secteur d'activité. Plus qu'un simple système de stockage, il permet de conserver pendant le délai légal imposé divers documents d'entreprise de manière sécurisée qui pour la plupart vont servir d'éléments de preuve.
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Keter Armoire Utilitaire STILO – Armoire de Rangement en Résine Multifonctions – Étagères et Pieds Ajustables, Poignée Soft Touch – Cuisine, Garage, Atelier – 68 x 39 x 173 cm – Gris/Noir/RougeFACILE A MONTER : Pour monter cette étagère, vous n’aurez besoin d’aucun outil. Il est également possible de l’accrocher au mur ROBUSTE & DURABLE : Cette armoire est conçue dans un matériau plastique solide, avec une capacité de charge totale de 15 kg par étagère. FINITION ÉLÉGANTE : Ce meuble possède une jolie finition grise, noire et rouge. Vous pourrez l’utiliser au bureau, chez vous, ou dans un atelier sans qu’il ne fasse tâche dans votre intérieur. CADENASSABLE: Afin de garder vos affaires en sécurité, cette armoire est vérrouillable avec cadenas. MATÉRIAU : Fabriquée en résine avec plus 70 % de matériaux recyclés. Panneau arrière extrudé en polypropylène, protégeant vos articles de la poussière, plié en deux dans le carton pour prendre moins de place. PERFORMANCES : il est recommandé de fixer l’armoire au mur pour garantir ses performances, conformément aux normes européennes utilisées pour effectuer les tests de produit. UTILISATION : Cette armoire est conçue pour une utilisation en intérieur (buanderie, garage, atelier)
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SONGMICS Meuble de Rangement Bureau, en Acier, Placard, 5 Niveaux, 40 x 80 x 180 cm, Doubles Portes, Serrure, Armoire à Outils, Étagères Réglables, pour Garage, Bureau, Blanc Mat OMC015W01【MULTI-USAGES】Vous pouvez utiliser ce placard métallique dans votre bureau pour ranger vos documents, des classeurs pour simplifier le travail, dans votre garage pour ranger des outils, des livres pour cacher le désordre 【CHARGE LOURDE】Cette armoire (40 x 80 x 180 cm) est fabriquée en acier de haute résistance. Chaque niveau supporte jusqu’à 25 kg, elle est solide et durable, elle vous accompagne pour des années à venir 【ÉTAGÈRES RÉGLABLES】Les 4 étagères de cette bibliothèque sont réglables en hauteur, pratique pour ranger des objets de différentes tailles 【EN MÉTAL】Ce meuble de rangement est fabriqué en acier traité par poudrage. Sa surface est résistante à la rouille, à l’huile et aux traces de doigts. Sa surface peut être facilement nettoyée et reste comme neuve 【SERRURE EN ACIER】La serrure en acier est antirouille, solide et résistant à l’usure. Elle protège vos affaires personnelles en toute sécurité
Si avec l'avènement des nouvelles technologies on assiste de plus en plus à l' archivage électronique, cela ne signifie pas pour autant que le système traditionnel d'archivage des documents papier ait disparu. Il reste d'ailleurs la solution préférée par de nombreuses entreprises.
Les enjeux liés au cycle de vie des documents de votre entreprise étant importants, la mise en place et la gestion d'un pareil système au sein de votre structure ne doit pas se faire à la légère. Il est conseillé de se faire accompagner par un spécialiste en la matière. Fort de son expérience, archiveco.fr est un bon exemple de prestataire d'archivage, il sera présent à toutes les étapes pour un résultat optimal.
L'étude du projet de mise en place du système d'archivage documents
Comme pour tout projet l'archivage documents nécessite qu'une étude soit faite, ce d'autant plus que les besoins sont variables d'une entreprise à une autre. Cette étude va permettre de déterminer quels sont les documents qui vont faire l'objet d'un archivage physique ainsi que leur volume afin de définir le lieu où il serait plus adéquat de les stocker.
Un inventaire doit donc être fait. Il peut être réalisé au sein de votre entreprise ou alors dans les locaux du prestataire. Cette dernière solution est à préférer. Vous allez ainsi pouvoir gagner en temps et rester concentré sur l'activité principale de votre société, avec la garantie que la confidentialité de vos documents sera respectée.
La mise en place effective de l'archivage documents
Le projet ayant été étudié et sa faisabilité confirmée, il faut désormais mettre effectivement en place le système d'archivage documents. Un tri sera effectué et le classement sera fait par type de documents. La recherche sera ainsi plus évidente, que les documents soient conservés dans les locaux du prestataire ou au sein de votre entreprise.
Il est en effet possible si vous ne disposez pas d'espace de conserver vos documents triés, classés et codifiés dans l'un des entrepôts du spécialiste en archivage. Ils y seront conservés en toute sécurité et dans le respect des normes réglementaires édictées en la matière. Sur demande, ils seront livrés dans vos locaux dans un délai compris entre 24 et 48h.
La gestion de l'archivage documents
Pour une bonne gestion de l'archivage documents ces derniers sont enregistrés par code barre à leur entrée dans l'un des sites du prestataire. Vous pourrez ainsi garder un œil sur vos documents et sur tous les mouvements qui y sont liés. Il vous suffira alors de vous connecter à votre Espace client personnel.
Une fois le délai légal de conservation des documents atteint, ils peuvent vous être restitués pour destruction ou vous pouvez confier cette tache au prestataire en archivage. La destruction se fera de manière effective et dans le respect de la préservation de l'environnement.
Pour la mise en place et la gestion d'un système d'archivage au sein de votre entreprise faite confiance à un professionnel. Vous serez garanti du respect de toutes les normes qui y sont relatives, mais aussi vous allez gagner en temps et en argent.
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SONGMICS Caisson de Bureau, Placard Polyvalent, Armoire de Bureau à 2 Portes, Verrouillable, en Acier, pour Salon, Noir Mat OMC013B01【POLYVALENT】Avec sa couleur classique et son design sobre, ce meuble s’intègre facilement dans votre maison : dans votre bureau pour ranger les dossiers, dans la cuisine pour les ustensiles, dans le garage pour les outils de jardinage et de sport… 【SPACIEUX ET ÉTAGÈRE RÉGLABLES】Ce grand placard de 40 x 80 x 90 cm offre de la place pour vos dossiers et tout ce que vous souhaitez. Les 2 étagères derrière les portes sont réglables en hauteur, parfait pour les objets de toutes les tailles 【RÉSISTANT ET DURABLE】Ce meuble polyvalent est fabriqué en acier traité par poudrage, il est résistant à la rouille, robuste et durable. De plus, sa surface est résistante à l’eau et facile à nettoyer, pour que l’armoire paraisse toujours comme neuve 【SERRURE EN MÉTAL DE QUALITÉ】La serrure en acier avec 2 clés est résistante à la rouille et à l’usure, elle protège vos objets personnels en toute sécurité 【MONTAGE FACILE】Des instructions illustrées et des pièces numérotées sont fournies pour vous aider à assembler rapidement et facilement ce meuble en métal 【PIEDS FLEXIBLES】Vous décidez si vous souhaitez utiliser le meuble avec ou sans pieds. Les pieds réglables assurent une bonne stabilité même sur un sol légèrement irrégulier
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SONGMICS Caisson de Bureau, Placard Polyvalent, Armoire de Bureau à 2 Portes, Verrouillable, en Acier, pour Salon, Gris Mat OMC013G01【POLYVALENT】Avec sa couleur classique et son design sobre, ce meuble s’intègre facilement dans votre maison : dans votre bureau pour ranger les dossiers, dans la cuisine pour les ustensiles, dans le garage pour les outils de jardinage et de sport… 【SPACIEUX ET ÉTAGÈRE RÉGLABLES】Ce grand placard de 40 x 80 x 90 cm offre de la place pour vos dossiers et tout ce que vous souhaitez. Les 2 étagères derrière les portes sont réglables en hauteur, parfait pour les objets de toutes les tailles 【RÉSISTANT ET DURABLE】Ce meuble polyvalent est fabriqué en acier traité par poudrage, il est résistant à la rouille, robuste et durable. De plus, sa surface est résistante à l’eau et facile à nettoyer, pour que l’armoire paraisse toujours comme neuve 【SERRURE EN MÉTAL DE QUALITÉ】La serrure en acier avec 2 clés est résistante à la rouille et à l’usure, elle protège vos objets personnels en toute sécurité 【MONTAGE FACILE】Des instructions illustrées et des pièces numérotées sont fournies pour vous aider à assembler rapidement et facilement ce meuble en métal 【PIEDS FLEXIBLES】Vous décidez si vous souhaitez utiliser le meuble avec ou sans pieds. Les pieds réglables assurent une bonne stabilité même sur un sol légèrement irrégulier
